Аналитика Публикации

Из-за чего спорили: сотрудник отчитался за оплату гостиницы липовыми документами. Фонд заявил, что расходы сотрудник не подтвердил, и доначислил взносы, пени и штраф.

Кто выиграл: компания.

Победный аргумент: командированные сотрудники не обязаны проверять контрагентов. А работодатель не вправе отказать работникам в компенсации расходов.

В компанию пришли проверяющие из Пенсионного фонда с выездной ревизией. Они проверили первичку на проживание в гостиницах из авансовых отчетов и проверили ИНН. Выяснилось, что гостиниц с такими ИНН нет и никогда не было. Поддельная первичка не подтверждает командировочные расходы. Значит, возмещенные сотрудникам суммы — это выплаты в рамках трудовых отношений. ПФР доначислил компании страховые взносы, насчитал пени и выписал штраф.

Компания не согласилась с фондом и попросила суд отменить доначисления. Судьи поддержали компанию (определение Верховного суда РФ от 28 декабря 2016 г. № 310-КГ16-17546). Рассказываем подробности этого спора.

Мнение чиновника

Расходы на проживание в командировке не облагаются страховыми взносами. Но у компании должны быть документы, которые подтверждают целевой характер этих расходов. На проверке ПФР обнаружил, что к авансовым отчетам приложена поддельная первичка на проживание. В ЕГРЮЛ нет гостиниц с такими названиями и реквизитами. Такие документы не имеют юридической силы и не подтверждают расходы. Компания не обязана была возмещать их работнику. Значит, выданные ему суммы являются не компенсацией, а выплатой в рамках трудовых отношений. Поэтому ПФР и доначислил взносы.

Татьяна Захарова, помощник управляющего Отделением ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области

Совет от редакции: оплачивайте командировочные расходы с расчетного счета компании

В споре взносы доначислил ПФР. С 1 января 2017 года их проверяют налоговики. Но выводы судей из спора сейчас еще более актуальны, чем раньше. От взносов по-прежнему освобождены только те командировочные расходы, которые компания может подтвердить документами (п. 2 ст. 422 НК РФ). А инспекторы имеют право запросить на камералке документы по выплатам, которые освобождены от взносов. Значит, чтобы найти липовую первичку, им даже не нужно приходить в компанию с выездной проверкой. Пересчитать взносы инспекция сможет по итогам камералки нового расчета.

Чтобы снизить риски, как можно больше командировочных расходов оплачивайте с расчетного счета компании. Ведь поддельные документы сотрудники приносят, когда рассчитываются наличными.

Если заплатить по безналу не получается, попросите сотрудников проверять счета гостиниц и другую первичку на расходы. Есть два простых способа. Первый — проверить контрагента на сайте ФНС с помощью электронного сервиса. Если нет доступа к интернету, то можно использовать второй способ. Пусть сотрудник попросит копии учредительных документов, свидетельств о внесении записи в ЕГРЮЛ, о постановке на учет в налоговом органе или выписку из ЕГРЮЛ.

Проверка документов поможет избежать доначислений не только по страховым взносам, но и по НДФЛ. Если инспекторы найдут первичку с несуществующим ИНН, то включат компенсацию расходов подотчетника в его доходы и доначислят НДФЛ. А за то, что компания не перечислила его вовремя, выпишут штраф — 20 процентов от недоимки (ст. 123 НК РФ). Чтобы его отменить, нужно будет идти в суд (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 января 2015 г. № А42-3672/2012)

Мнение эксперта

Командированные сотрудники по закону не обязаны проверять контрагентов, которые выписывают им документы. Но обязанность проявлять должную осмотрительность есть у организации. В данном случае она не имела возможности проверить гостиницы в момент оказания услуг. Так как работники представили правильно оформленную первичку, организация возместила им расходы на проживание. Ведь этого требует закон (ст. 167, 168 ТК РФ). А компенсации, предусмотренные законодательством, не облагаются страховыми взносами. Верховный суд согласился с этими доводами и отменил доначисления ПФР.

Юрий Иванов, руководитель проектов Налоговой практики юридической фирмы VEGAS LEX.